Advies: Klokkenluidersregeling

Gebruik bevorderen
Mistoestanden binnen een organisatie zijn niet altijd zichtbaar. Niettemin is het in het belang van de organsiatie om mistoestanden aan de oppervlakte te krijgen om ze vervolgens te kunnen oplossen én te kunnen voorkomen in de toekomst. De werknemers zelf zijn hier vaak de sleutel tot informatie. De uitdaging bestaat er echter niet alleen in  te voorzien in een meldprocedure maar vooral om ervoor te zorgen dat iemand die een onregelmatigheid vaststelt, ook geneigd is deze intern te melden, met andere woorden: ervoor te zorgen dat de meldprocedure gebruikt wordt.

i-Force kan u helpen met het uitwerken en implementeren van een klokkenluidersregeling met de nodige ‘check and balances’ op maat van uw organisatie rekening houdend met het toepasselijke wettelijk kader.

Vertrouwensfunctie inrichten
Het aanstellen van een interne dan wel externe vertrouwenspersoon is één van de basiselementen van een meldprocedure: medewerkers kunnen bij de vertrouwenspersoon advies inwinnen; de vertrouwenspersoon kan ervoor zorgen dat problemen intern gemeld worden en voorkomen dat deze naar buiten treden om iets aan de kaak te stellen.

i-Force kan u helpen bij het inrichten van de vertrouwensfunctie en adviseren over het specifieke werkproces van een vertrouwenspersoon.

Ondersteunen op 3 niveau’s
Opdat een meldprocedure ook in de praktijk effectief zou zijn, moet er gewerkt worden op drie niveaus:

  • Leidinggevenden/management: omdat integriteitsschendingen vaak aan de direct leidinggevenden gemeld wordt, dient ook het management voorbereid te zijn op hun functie als meldpunt
  • Vertrouwenspersoon: dient opgeleid en begeleid te worden om zijn functie op een adequate wijze in te vullen (aandachtspunten zijn o.m. de spanning tussen het belang van de organisatie en dat van de melder; omgaan met vertrouwelijkheid; concrete omgang met een melding en melder; …).
  • Werknemers (= potentiële melders): zij dienen terdege geïnformeerd te worden over het bestaan, de functie en de concrete meldmogelijkheden en begeleid te worden om op een bewuste manier om te gaan met het afwegingsproces rond al dan niet melden.

i-Force kan u helpen om te voorzien in de nodige begeleiding en coaching van zowel de leidinggevenden als de vertrouwenspersonen en kan de nodige sensibiliserings- en vaardigheidstraining aanbieden voor elk van de specifieke doelgroepen. Deze ondersteuning dient ertoe bij te dragen dat een cultuur van ‘horen, zien en zwijgen’ wordt omgebogen in een positief klimaat van ‘horen, zien en (be)spreken’.

Professionaliseren onderzoeksfunctie
Een meldregeling heeft maar zin als het sluitstuk ervan, met name het instellen van een objectief en onpartijdig onderzoek goed geregeld is. Van belang is hier dat er een duidelijk scheiding is tussen de rol van de vertrouwenspersoon integriteit of de ‘ethical officer’ en deze van onderzoeker. Het eigenlijke onderzoek kan best toevertrouwd worden aan een onafhankelijke partij, het weze een interne auditor, dan wel een externe forensische auditor of een combinatie van beiden.

Ook hiervoor kan u een beroep doen op i-Force. We hebben de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met zowel het vooronderzoek als het onderzoek naar de ware toedracht van meldingen.

Praktijkboekje
We verwijzen u tenslotte graag naar een praktijkgericht boekje ‘Doeltreffende klokkenluidersregelingen’ dat Bart De Bie samen met advocaat Jan Hofkens van het kantoor Lydian heeft geschreven. Daarbij wordt zowel aandacht besteed aan aan het organisatorische luik als aan het juridische luik. Het werd uitgegeven door Kluwer in de reeks Tewerkstellen Topics.

Geïnteresseerd?  U kan het online bestellen bij Kluwer 

 

 

 

 

 

.