Lessen uit het Navex benchmarkonderzoek naar meldingen wereldwijd

Jaarlijks publiceert NAVEX, de grootste internationale aanbieder van meldplatformen  trends en statistieken met betrekking tot de aard en aantallen meldingen door klokkenluiders wereldwijd[1]. Deze leveren nuttige gegevens en inzichten op voor de implementatie of bijsturing van je eigen klokkenluidersprogramma.

De kerncijfers voor Europa zijn [2]:

  • Meer dan de helft van het totaal aantal meldingen waren anonieme meldingen
  • De mediaan van het aantal meldingen ligt op 0,5 per 100 werknemers (tegenover 1,5 in Noord-Amerika)
  • Type meldkanaal:
    • 39% kwam binnen via een online meldplatform
    • 34% werd via een ander meldkanaal aangekaart (brieven, e-mails, mondeling bij een vertrouwenspersoon)
    • 27% werd telefonisch gemeld
  • Aard van de meldingen:
    • 57% had betrekking op HR gerelateerde inbreuken, zijnde allerhande vormen van grensoverschrijdend gedrag (welzijnswet);
    • 20% heeft te maken met op zakelijke integriteitsinbreuken (gedragscode);
    • 9% betreffen issues aangaande milieu, gezondheid of veiligheid
    • 7% slaat op accounting, audit en financiële rapportering
    • 5% heeft tenslotte te maken met misbruik of afwending van bedrijfsactiva
  • Afhandeling van de meldingen:
    • 47% leidt niet tot verdere actie (omdat er onvoldoende onderbouwing bleek voor de gemelde vermoedens);
    • 17% gaf aanleiding tot uiteenlopende corrigerende maatregelen (juridische actie, degradatie of jobwijziging, gezondheids of veiligheidsverbeteringen, proceswijzigingen, …);
    • 15% leidde tot tuchtrechtelijke sancties;
    • In 7% van de gevallen werd er doorverwezen naar een andere instantie;
    • In 6% werd beslist een bijkomende training te organiseren;
    • In 5% was er sprake van een ontslag van de betrokken werknemer;
    • En in 4% tenslotte werd het klokkenluidersbeleid bijgestuurd

Opvallend is dat het aantal meldingen dat ook bewezen wordt na onderzoek al jaren blijft schommelen rond de 42%, waarbij anonieme meldingen toch ook in 1 op de 3 gevallen konden worden bewezen.

Anonieme melders waren in ruim een kwart van alle gevallen bereid om toch bijkomende vragen te beantwoorden (bijv. via een webformulier; doch dat zou óók kunnen via een tussenpersoon (zoals een vertrouwenspersoon) of een ‘anoniem’ tijdelijk emailadres);

Het aantal meldingen over represailles steeg in 2022 met maar liefst 23% (dat zijn ook grote reputatie-risico’s voor de eigen organisatie).

We noteren op basis van dit benchmarkonderzoek de volgende aandachts- en verbeterpunten :

  1. Veilig anoniem kunnen melden

Het grote aantal anonieme meldingen bevestigt het belang van een vertrouwelijk, laagdrempelig en veilig kanaal om anoniem te melden. Met het oog op een zo goed mogelijk onderzoek aan de hand van zoveel mogelijk informatie, is het daarbij van belang om te voorzien in een mogelijkheid tot – anonieme – communicatie met de melder.

  1. Zet in op meerdere interne meldkanalen

De gebruiksvriendelijkheid, veiligheid en toegankelijkheid van meldingskanalen bepalen of mensen al dan niet intern zullen melden. Organisaties moeten werknemers het kanaal laten kiezen waar zij zich het prettigst bij voelen. Hierbij denken we aan: een vertrouwenspersoon of leidinggevenden waar medewerkers (mondeling, per mail, per brief of telefonisch) terecht kunnen.

De verschillende meldkanalen zijn complementair. Maar: het online melden trekt wel voorlopig de kop. Klik hier voor onze online EthicsAlert-oplossing die tevens tegemoet komt aan de nood om te voorzien in de mogelijkheid tot anoniem melden én communiceren.

  1. Lanceer een informatie en bewustmakingscampagne omtrent melden

Niet weten “hoe” te melden kan op zich reeds een belemmering vormen. Zorg ervoor dat werknemers weten wat gemeld kan worden, hoe, wanneer en via welke kanalen. Informeer werknemers over welke zaken wel/niet kunnen gemeld worden. Wat zijn de juiste kanalen voor andere klachten? Meldingen kunnen betrekking hebben op tal van issues. Het is van daaruit van belang om af te wegen hoe deze meldingen allemaal kunnen gecapteerd worden en een wildgroei aan verschillende meldkanalen te vermijden (vanuit efficiënte voor de organisatie én duidelijkheid voor de potentiële melder).

Maak duidelijk dat medewerkers ook eerst  vragen kunnen stellen als ze niet zeker zijn. Informeer medewerkers over het onderzoeksproces, de deskundigheid erachter, geef feedback over wat ze wel/niet kunnen verwachten en geef aan welke verbeteringen gemaakt werden naar aanleiding van eerdere meldingen.

  1. Ontzenuw de angst voor represailles

Gezien de toename van het aantal vergeldingszaken en de schadelijke gevolgen ervan op het vertrouwen van werknemers, moet duidelijk worden gemaakt dat er een nultolerantie-beleid is voor represailles. We verwijzen in dit verband ook naar de (strafrechtelijke) sancties voor organisaties en individuen ingevolge de Belgische omzettingswetgeving van de Europese klokkenluiderrichtlijn. Organisaties hebben er dan ook alle belang bij dat er voldoende controles en maatregelen getroffen worden om represailles (tijdig) te identificeren en te beheersen.

Klik hier om het benchmark onderzoek aan te vragen.

[1] Ingevolge de in de lidstaten lopende implementatie van de Europese Klokkenluidersrichtlijn worden ook Europese cijfers in dit benchmark onderzoek mee opgenomen. De Europese cijfers moeten evenwel met het nodige voorbehoud worden geïnterpreteerd aangezien deze betrekking hebben op het jaar 2021, terwijl de klokkenluiderswetgeving in de meeste lidstaten pas dit jaar in voege is getreden.

[2] Het onderzoek is gebaseerd op 3.470 organisaties wereldwijd met ruim 57 miljoen medewerkers die samen ruim 1,4 miljoen meldingen deden. Extreem hoge en lage aantallen worden middels de mediaan-methode eruit gefilterd (dat geeft een betrouwbaardere vergelijking)