- 5 december 2023
- Posted by: Bart De Bie
- Categorie: meldsysteem
Dit weekend in de Tijd : Kmo’s moeten zich haasten met meldpunt voor klokkenluiders | Netto (tijd.be)
Een derde van de bedrijven met 50 tot 250 werknemers is nog niet in orde met de klokkenluiderswet. De tijd dringt, want vanaf 17 december 2023 (u leest het goed) moeten ze een intern meldkanaal voor bepaalde inbreuken hebben.
Na een reeks financiële en milieuschandalen – denk aan Wikileaks en Panama Papers – besloot Europa het klokkenluiders makkelijker te maken. Wetgeving die eind 2019 inging, regelt hun bescherming en hoe ze informatie over inbreuken op het EU-recht kunnen melden.
Ondernemingen met minstens 250 werknemers moesten uiterlijk op 15 februari 2023 een meldingskanaal installeren. Voor kleinere bedrijven met 50 à 250 werknemers is de deadline 17 december 2023.
Maar veel van die kmo’s blijken nog niet in orde. Uit een enquête uitgevoerd door Acerta blijkt dat 31 procent amper weet heeft van de wetgeving en van wat moet gebeuren om in regel te zijn Eenzelfde geluid bij sectorgenoot SD Worx: ‘Zeven op de tien kmo’s met 50 à 250 werknemers zijn in orde of plannen dat te zijn’.
Bedrijven haasten zich maar beter. Niet alleen wegens de mogelijke sancties, maar evenzo als gemiste kans indien een potentiële melder voor een publieke openbaarmaking kiest, omdat er ín de organisatie geen meldingskanaal is.
Wie kan terecht bij zo’n meldpunt ?
Iedereen, werkzaam in de private sector, met informatie over inbreuken in een werkgerelateerde context. Ook ex-werknemers of sollicitanten – bijvoorbeeld bij mogelijke inbreuken tijdens een wervingsprocedure – kunnen zich melden bij een bedrijf. Hetzelfde geldt voor vrijwilligers, stagiairs, aandeelhouders, bestuurders, zelfstandigen – zoals consultants en freelancers – of mensen onder het toezicht en de leiding van (onder-)aannemers en leveranciers.
En met welke inbreuken ?
Het gaat om een waaier aan inbreuken, die vallen onder het consumenten- en mededingingsrecht, de milieuwetgeving, de financiële regelgeving, witwaspraktijken, databescherming en de volksgezondheid. De meldingen moeten een maatschappelijk belang hebben. Ze overstijgen dus de klachten die iemand bij een ombudsdienst indient of bij een vertrouwenspersoon in het comité voor preventie en bescherming op het werk.
Denk aan de interne boekhouder die vermeende onregelmatigheden bij de betaling van vergoedingen wil melden. Of een werknemer die meent dat zijn werkgever afvalstoffen loost in een nabijgelegen beek. Of een sollicitant die merkt dat het bedrijf waar hij solliciteerde misbruik heeft gemaakt van zijn persoonsgegevens.
Een aantal landen gaan verder dan de Europese richtlijn, die alleen een te bereiken doel vastlegt. Ons land voegde aan het lijstje van de Europese Commissie ook nog fiscale en sociale fraude toe. In Duitsland mag een melding gaan over alles dat strafrechtelijk gesanctioneerd kan worden.
Hoe moet zo’n meldpunt er uit zien ?
Wie beheert het meldpunt ?
Bovendien moet de meldingsbeheerder te allen tijde objectief en neutraal de binnengekomen meldingen kunnen beheren en de inhoud van de meldingen geanonimiseerd bij de juiste personen of afdelingen in de organisatie aankaarten. Omdat een meldingsbeheerder objectief moet zijn, is het geen goed idee de rol toe te vertrouwen aan een directielid.
Idealiter worden minstens twee meldingsbeheerders van een aparte afdeling aangeduid. ‘Stel dat iemand van de personeelsdienst meldingsbeheerder is, en er komt een melding over potentiële sociale fraude binnen, dan is het opportuun om een andere meldingsbeheerder die melding te laten opvolgen. Ook de data protection officer (DPO) heeft een belangrijke rol: die waakt erover dat elke stap in de procedure conform de privacywetgeving verloopt en dat de persoonsgegevens van de melder – of van derden waarover gemeld wordt – niet vrijgegeven worden zonder de toestemming van de betrokkenen.
Wat als ik niet tijdig klaar ben met het meldpunt ?
Een bedrijf dat niet in orde is, kijkt aan tegen serieuze straffen. Dat kan gaan van gevangenisstraffen van zes maanden tot drie jaar, en/of een strafrechtelijke of administratieve geldboete tussen 4.800 en 48.000 euro. De boetes of gevangenisstraffen zullen opgelegd worden aan de werkgever, niet aan een natuurlijke persoon. In de praktijk zal een gevangenisstraf hier niet toegepast worden, en zal de onderneming een boete moeten betalen.
In bepaalde gevallen kunnen natuurlijke personen wel persoonlijk aansprakelijk gehouden worden. Bijvoorbeeld als ze een melding belemmeren, represailles uitoefenen of inbreuken plegen op de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melder. Omdat sancties uit het sociaal strafwetboek van toepassing zijn, kan de overheid via de arbeidsauditeur ingrijpen en sanctioneren.
Het moet nog blijken via welke weg eventueel controleacties ingesteld worden. De Federale Ombudsdienst zal optreden als ‘default’ autoriteit en meldingspunt om inbreuken te signaleren’, zegt Sharon Beavis, woordvoerster bij de federale overheidsdienst Justitie. Ook verschillende andere instanties zoals het RIZIV kunnen optreden. En in bedrijven met een vakbondsafvaardiging of ondernemingsraad zullen zij de werkgever zeker aanspreken als die nalaat een meldingskanaal in te voeren.
Welke bescherming geniet een klokkenluider ?
Klokkenluiders én personen die de melder bijstaan, zoals een vertrouwenspersoon of familieleden, worden beschermd. Die bescherming bestaat uit een verbod op represailles. Is de melder een werknemer van het bedrijf en wordt hij wel geconfronteerd met een represaille, dan kan hij naar de rechtbank trekken en een schadevergoeding vorderen tussen 18 à 26 weken loon. Als de melder geen werknemer is, zal die de schade moeten bewijzen, waarna een schadevergoeding wordt begroot op basis van de bewezen schade.
Met EthicsAlert biedt i-Force een laagdrempelig, eenvoudig en gebruiksvriendelijk online meldplatform aan voor een veilige en vertrouwelijke afhandeling van meldingen. De klokkenluider kan een melding doen via de beveiligde webapplicatie waarbij diens identiteit wordt afgeschermd, tenzij hij/zij daar zelf anders over beslist. Voor de meldbeheerder biedt dit meldplatform de mogelijkheid tot een efficiënt case management. Voor de leiding van de organisatie is er een overzichtelijk management dashboard beschikbaar.