“Niet meer, maar beter …” stelt de nieuwe ISO-norm voor klokkenluiden

Omzetting EU-klokkenluidersrichtlijn komt dichterbij

Het is inmiddels alom bekend dat de lidstaten van de Europese Unie tegen 17 december van dit jaar hun ei moet leggen m.b.t. de omzetting van de EU-klokkenluidersrichtlijn. Als gevolg van deze nakende deadline, zien we dat het onderwerp (terecht) veel aandacht krijgt in de (sociale) media. Dat juichen we toe. Maar, net zoals met het GDPR-verhaal zien we een overmatige aandacht voor een loutere ‘juridische-tech’ benadering: als organisatie ‘moet’ je er straks voor zorgen dat je ‘compliant’ bent en dat je beschikt over een goede tech-tool. Punt.

Tegendraads effect

Een dergelijke check-the-box aanpak kan ertoe leiden dat organisaties het melden van ‘onrechtmatig gedrag’ intern gaan implementeren zonder meer. Het louter hebben van een intern meldsysteem is echter geen garantie dat het een meerwaarde zal hebben voor de organisatie. Meer nog, het zou zelfs een tegendraads effect kunnen hebben, vooral wanneer de focus wordt gelegd op een zuiver juridische terminologie. Neem daar nog bij: ingewikkelde stappen, verwarrende beperkingen van het toepassingsgebied, uitvoerig beschreven rechten en plichten en ….je heb alle ingrediënten om mogelijks intimiderend over te komen naar diegene die straks gebruik zou (moeten) maken van de tool.

Door op deze manier met ‘klokkenluidersbescherming’ om te gaan, zorgen organisaties er helaas voor dat maar weinigen zich gemotiveerd en gesteund zullen weten om intern de kat de bel aan te binden. En hierdoor vergroten ze onrechtstreeks het risico dat potentiële melders extern gaan melden, hetzij bij de bevoegde overheidsinstelling, hetzij via de media…met alle gevolgen vandien.

Focus op (betere) interne behandeling

De nieuwe ISO-norm 37002 m.b.t. whistleblowing – waar maar liefst 40 landen aan hebben meegewerkt – laat gelukkig een ander geluid horen.

De Belgische voorzitter van de ISO-commissie voor deze nieuwe standaard, Dr. Wim Vandekerckhove, Professor Business Ethics aan de University of Greenwich en een internationale autoriteit inzake ‘whistleblowing’ systemen, vatte onlangs de essentie ervan als volgt samen: “We don’t need more whistleblowers. We just need to be better at listening to the ones we already have”.

De norm is niet zozeer gericht op de melder zelf. De belangrijkste doelstelling van de norm betreft het goed behandelen en afhandelen van meldingen. Internationaal onderzoek in o.m. het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië tonen aan dat meer 90% van de meldingen initieel intern gebeuren. Organisaties hebben dus baat bij goed werkende afhandelingskanalen en hebben een opportuniteit om wangedrag te corrigeren binnen de eigen organisatiecontext.ISO-Norm i-Force

Hoe een goed behandelingsproces inrichten?

De ontwerp van standaard onderscheidt 4 stappen  : ontvangst, beoordeling, behandeling en afronding. Daarbij wordt uitdrukkelijk aandacht besteed aan het belang van feedback naar de melder bij elke stap van het proces.

Andere aandachtspunten

In de norm is er tevens aandacht voor de volgende aspecten :  

  • Hoe een meldsysteem integreren met de bestaande klachtsystemen voor pesten en ongewenste intimiteiten ?
  • Welke dient de rol van het (top)management te zijn ?
  • Het openstellen van een rapporteringslijn voor externe belanghebbenden

En dus …

Als u straks de implementatie van de EU-klokkenluiderrichtlijn op de agenda van uw organisatie heeft staan, hou dan in gedachten dat het finale doel erin zou moeten bestaan meer transparantie te creëren om wangedrag (tijdig) te stoppen. Uw investering kan best de focus leggen op een preventief vangnet voor medewerkers én externe stakeholders die een zorg willen delen. M.a.w. hou het eenvoudig en leg de drempel laag !