Na 16 december 2026 geen intern onderzoek meer zonder onderzoeksreglement. Bent u klaar?

Voert uw organisatie zelf onderzoek naar mogelijke fraude, diefstal of ander onrechtmatig gedrag door een werknemer, via een eigen interne onderzoeksdienst of via uw HR-afdeling? Of doet u daarvoor een beroep op een externe onderneming met private onderzoekers?

In beide gevallen is 16 december 2026 een datum om aan te kruisen. Vanaf dan moet elke onderneming die zulke onderzoeken uitvoert of laat uitvoeren, beschikken over een intern onderzoeksreglement dat voldoet aan artikel 65 van de Wet Private Opsporing (WPO). Zonder dat reglement kan het onderzoek eenvoudigweg niet meer plaatsvinden, ongeacht wie het uitvoert en dit omwille van de in de wet voorziene nietigheidssanctie.

De WPO voorzag een overgangsperiode van twee jaar, die afloopt op 15 december 2026. Daarna geldt de regel onverkort: een onderneming die private onderzoeken naar haar werknemers wil uitvoeren of laten uitvoeren, moet vooraf in een intern reglement vastleggen dat zulke onderzoeken mogelijk zijn en volgens welke regels ze verlopen. Dat reglement moet duidelijk en transparant zijn, zodat werknemers weten waar ze aan toe zijn.

Dit heeft als rechtstreeks gevolg: (1) dat de HR-dienst of uw eigen private onderzoekers geen private onderzoeken meer mogen uitvoeren en (2) dat externe private onderzoekers, zoals wij vanuit i-Force,  geen WPO-opdrachten meer kunnen aannemen van een opdrachtgever die niet over een conform onderzoeksreglement beschikt. Ook niet wanneer de vermoedens ernstig zijn en er snel gehandeld moet worden. Wanneer dit wel gebeurt, en de betrokkene gaat hierin tegen beroep voor een rechtbank, wordt het onderzoek en onderzoeksrapport nietig verklaard.

Een onderzoeksreglement is geen document dat u op het moment zelf nog even opstelt. Het moet ingebed zijn in uw organisatie, afgestemd op uw bestaande regels en procedures en kenbaar gemaakt aan uw personeel. Wie wacht tot er een concreet incident is, staat op dat moment met lege handen: het onderzoek kan niet starten, terwijl bewijs verloren kan gaan en de schade oploopt.

Bij i-Force hebben we de voorbije 2 jaren heel wat ervaring opgebouwd met de WPO, zowel in onze dagelijkse onderzoekspraktijk als in de begeleiding van organisaties uit de private en de publieke sector. Op basis van die ervaring stelden we een modelreglement samen dat voldoet aan de vereisten van artikel 65 WPO en dat zich in de praktijk bewezen heeft.

Dat modelreglement laat ons toe om snel te werken. Samen met u stemmen we het af op de eigenheid van uw organisatie, uw sector en uw bestaande personeelsregels, en we begeleiden u bij de implementatie ervan. Heeft u al een reglement? Dan toetsen we graag of het de wettelijke vereisten doorstaat en vullen we aan waar nodig.

Zo bent u tijdig in orde en kunt u ook na 16 december 2026 onderzoek blijven (laten) uitvoeren wanneer dit nodig blijkt.

De resterende tijd tot de deadline is beperkt. De tijd dringt.
Neem contact met ons op via onze contactpagina of bel ons en we bekijken samen hoe we uw onderzoeksreglement snel en correct op punt zetten.